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Direttore responsabile: Antonio Zama - Tribunale Bologna 24.07.2007, n.7770 - ISSN 2239-7752

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18 giugno 2013 -

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1.    Premessa

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È opportuno chiarire il significato di tre parole – procedura, processo e procedimento – a volte utilizzate nel lavoro quotidiano degli uffici senza particolari distinzioni[1].

Esse, invece, devono assumere accezioni peculiari soprattutto se riferite documentazione amministrativa (in particolare, con un taglio archivistico e diplomatistico), laddove risulta indispensabile distinguere atti, attori, autori e documenti. In definitiva, contano le azioni, i ruoli delle persone fisiche e giuridiche, nonché la rappresentazione in forma scritta delle azioni stesse.

In altri ambiti disciplinari, queste tre parole hanno significati simili, ma non sempre equivalenti. Si pensi, ad esempio, alle espressioni tecniche di “procedura penale” (diritto penale), “elaborazioni di procedura” (informatica), “procedura di non conformità” (scienza dell’organizzazione e qualità), “processo verbale” (diritto amministrativo), “processo di laboratorio” (chimica), “processo cefalico” (embriologia), “processo ciliare” (anatomia), “procedimento algebrico” (matematica), “procedimento d’accusa” (diritto costituzionale) e altro ancora, che variano da contesto a contesto.

In questa sede, infine, tralasciamo un’affascinante excursus sugli etimi e sull’evoluzione dei significati, anche grazie ad un’analisi comparativa, a partire dai giuristi medievali e dal Digesto.

2.    La procedura

La procedura è un insieme di attività ripetitive, sequenziali e condivise tra chi le attua. Esse vengono poste in essere per raggiungere un risultato determinato. In sostanza, è il “che cosa” deve essere attuato per addivenire a un “qualcosa”, a un prodotto, descritto sotto forma di “regole”, formalizzate o riconosciute come consuetudini. Quel qualcosa potrebbe essere, ad esempio, l’accensione di un computer, la preparazione di un dolce, la realizzazione di un software, il viaggio in aereo, l’iscrizione di un neonato allo stato civile o l’immatricolazione di uno studente in una università.

Nel caso della preparazione di un dolce, la procedura è rappresentata dalle operazioni descritte nella ricetta, il viaggio di un aereo è descritto nella routine di decollo, nel piano di volo e nella it Stileo 2019 Constantin Estate DurmontCollezione tQdCsrBhxroutine di atterraggio, mentre per la descrizione di ciò che deve realizzare un software oggi si utilizza prevalentemente una descrizione UML.

In archivistica sono procedure, ad esempio, la protocollazione o lo scarto di documenti. Esse prevedono, infatti, una serie di azioni sequenziali. Per la protocollazione di un documento in arrivo da terzi è necessario aprire la busta contenente un documento, verificare la competenza dell’area organizzativa omogenea, descrivere il mittente, l’oggetto e gli allegati, assegnare la classificazione e poi attendere il numero e la data di registrazione da parte del sistema informatico e, infine, apporre o associare la segnatura.

Per lo scarto in un archivio vigilato è sequenzialmente necessario redigere un elenco di scarto, farlo approvare con un provvedimento formale, trasmettere la richiesta alla Soprintendenza archivistica, ricevere l’autorizzazione e poi procedere alla eliminazione legale dei documenti.

Va inoltre evidenziato che la caratteristica più importante di una procedura è la sua condivisione. Nelle organizzazioni più efficienti, viene infatti redatto e tenuto aggiornato il “Manuale delle procedure” per due motivi piuttosto evidenti: in primo luogo, perché rappresenta uno strumento di conoscenza e quindi di miglioramento dell’efficienza, in secondo luogo per normalizzare le attività del personale evitando peculiarizzazioni e personalismi o, peggio, la “monoliticizzazione” del know-how. Ciò serve a evitare anche che l’assenza improvvisa del personale addetto determini lo stallo provvisorio di una procedura.

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